ご契約の流れ
当事務所にご依頼いただく場合、ご契約の流れは大きく次の4ステップとなります。
すべてのご依頼内容について完全にあてはまるわけではありませんが、下記を基本型としているとご認識いただければと思います。
- 無料相談
- 初期調査
- 必要書類確保
- 申請書作成
どのぐらいの期間で許可が取れるのか、およそのスケジュール感は最初の【Step1．無料相談】にてご提示いたします。
次に、それぞれのステップを分解してご説明いたします。
【Step1】無料相談・初回ミーティングの実施
- 【ご依頼者様】無料相談にお申込み
- 【当事務所】ヒアリングシート送付、初回ミーティング実施
- 【ご依頼者様】実際に依頼するかどうかご判断ください
以下すべて、当事務所側の動きを青色で【当事務所】、ご依頼者様の動きを赤色で【ご依頼者様】としています。
最初の無料相談にて、当事務所より次の2点をお示しいたします。
- 許可取得までの『概算』スケジュール
- 許可取得までの『概算』見積もり
ここで『概算』と記載しておりますのは、ご依頼者様からヒアリングシート・無料面談でお伺いした内容について、すべてを書面で証拠を示すことができるかどうか、この時点では不明であるためです。この点は、無料相談のなかでも詳しくご説明いたします。
最初の【Step1．無料相談】までは、完全無料です。
【Step2】初期調査の実施
- 【当事務所】委任状の送付
- 【ご依頼者様】委任状に押印・返送 ≪返送タイミング①≫
- 【当事務所】初期調査・確定見積もりのご提示
- 【当事務所】契約書・請求書の送付
- 【ご依頼者様】契約書に押印・返送 ≪返送タイミング②≫
ご依頼の意志が確認できましたら、委任状を送付いたしますので、ご確認のうえ返送お願いいたします。
委任状が届きましたら、当事務所で初期調査を実施し、確定見積もりをご提示いたします。ご依頼者様からのご質問などにお答えしつつ、契約書と請求書を送付させていただきます。
取得する許認可の種類によっては、委任状・契約書以外の書類が発生する場合もございます。
委任状・契約書以外の書類が発生する場合には、≪返送タイミング①≫または≪返送タイミング②≫どちらかご都合の良いタイミングで、確認・同封をお願いすることになります。
書類のやり取りには、原則としてレターパックを想定しております。当事務所より送付する際に、返信用レターパックも必要部数同封しますので、ご依頼者様で郵送料を負担する必要はございません。
【Step3】申請に必要な書類の確保
- 【ご依頼者様】『当事務所手数料』のお支払い
- 【当事務所】必要書類の一覧を送付
- 【ご依頼者様】必要書類の返送 ≪返送タイミング③≫
- 【当事務所】行政側の担当窓口との折衝
実務上は、この【Step3．申請に必要な書類の確保】が、一連の手続きの中で、最大の山場です。
『当事務所手数料』のお支払い
請求書にもとづいて、『当事務所手数料』のお支払いをお願いいたします。
請求書は、多くの場合『当事務所手数料』と『法定費用（実費）』の2部構成となっておりますが、恐れ入りますが、当事務所はどちらも全額前払いでお願いしておりますので、その点ご了承ください。
この段階では、まず『当事務所手数料』をお支払いいただきます。
必要書類の確保
ご入金確認後に、当事務所側で必要書類の確保へと動きます。
委任状をもとに当事務所側で取得できる書類はすべて当事務所で確保いたしますが、当事務所側ではどうしても取得できない、ご依頼者様にてご用意・ご提出いただく書類が発生します。
その書類のやり取りを、≪返送タイミング③≫としておりますが、一度では難しい場合には、複数回返送タイミングを設定いたします。
ご依頼者様が、行政側が想定しているかたちでは書類を用意できない場合には、当事務所側で行政側の担当窓口と折衝いたします。
全額返金保証のタイミング
当事務所で行政側の担当窓口との折衝を行い、代替書類の検討なども進めますが、最終的にご依頼者様にて代替書類も用意できない場合、許可が下りることはございません。
この場合は、このタイミングでお支払いいただいた『当事務所手数料』を全額ご返金いたします。
行政側が想定しているかたちで書類を用意できないこと、それ自体は決して珍しいケースではありません。当事務所側でも全力でサポートいたしますので、ご不安な点があれば早めにご相談ください。
【Step4】申請書の作成と提出
- 【ご依頼者様】『法定費用（実費）』のお支払い
- 【当事務所】申請書作成
- 【当事務所】申請書提出 ～事後フォロー～
【Step4．申請書の作成】までくれば、申請まであと一歩です。
『法定費用（実費）』のお支払い
請求書にもとづいて、『法定費用（実費）』のお支払いをお願いいたします。
『法定費用（実費）』の請求書は、許可申請に際して国や自治体に支払わなくてはならない手数料と、申請に必要な書類を確保するために国や自治体に支払う手数料で構成されています。
恐れ入りますが、『法定費用（実費）』につきましても全額前払いでお願いしておりますので、その点ご了承ください。
【要注意】全額返金保証の対象外
この段階では、行政側との折衝も終了しており、申請書が問題無く受理される状態になっております。
厳密に言えば、申請書が受理されても最終的には許可が下りないという可能性もごく僅かにはございますが、それは率直に申し上げると、ご依頼者様（個人・企業）が欠格事項に該当することが申請書受理後に判明した場合です。
この場合、行政書士が負うべき責任範囲を超えておりますので、申請書受理後のタイミングでご返金に応じることはできません。
もちろん、どのようなケースにおいて該当する可能性が生じるのか、無料相談の段階から十分にご説明いたします。
また、各種許可申請以外の業務（例えば入管関連業務のご依頼など）については、全額返金保証の対象外となります。
当事務所以外にも不許可時に返金対応としている行政書士事務所はございますが、どの事務所でも「申請書受理後の返金は不可」という点は変わりません。積極的に不利益情報の開示を行うか否かの姿勢の違いがあるのみです。